Schnellere Eventplanung durch Verwendung vorkonfigurierter Event-Mustervorlagen
Nicht für jedes Event das Rad neu erfinden
Mit dem eventmachine MICE Software Tool können Sie beispielhaft Muster-Events für die Eventplanung vorbereiten. Später kann man diese Event-Mustervorlagen im Event Konfigurator oder Tagungskonfigurator wieder aufrufen und an die individuelle Veranstaltungsanfrage anpassen.
Die Anpassung geht ganz ganz einfach: Man ruft die Adresse der Vorlage auf, ändert Veranstaltungsfläche, Gästeanzahl oder die vorausgewählten Module - und verschickt automatisiert das individuelle Angebot.
Vorlage für die Eventplanung
für Locations, Hotels & alle Anbieter von Veranstaltungen
Um die Eventplanung zu beschleunigen und zu vereinfachen, können Vorlagen für unterschiedlichste Veranstaltungsformate vorbereitet werden:
Muster-Events für alle Arten von Veranstaltungen
- Meetings & Tagungen
- Seminare & Trainings
- Teambuilding Events
- Sommerfeste & Weihnachtsfeiern
- Konferenzen, Kick-off Events & Produktpräsentationen
- Hochzeiten & private Veranstaltungen
- und viele weitere mehr
Abhängig von der Art der Event Anfrage kann dann eine passende Vorlage für die Eventplanung im Event Konfigurator geöffnet und angepasst werden. Die Veranstaltungsarten, die am häufigsten verkauft werden, können zudem mit eventmachine IQ online präsentiert werden.
In eventmachine IQ wählt der Nutzer nur noch die passende Veranstaltungsart aus, und ergänzt Datum und Teilnehmeranzahl. Eventmachine stellt eigenständig die Veranstaltung zusammen und versendet das individuelle Angebot sofort.
Event Ablaufplan nach klarem Muster
automatisierte Ablaufpläne, Regiepläne & Running Orders
Die Erstellung von detailliertem Ablaufplan und Function Sheet gewährleistet die reibungslose Durchführung jedes Events. In der Regel wird hierzu ein Muster Ablaufplan vergangener Veranstaltungen verwendet - und händisch angepasst.
Eventmachine erstellt Ablaufpläne und Function Sheets automatisiert - basierend auf den gewählten Angebotsinhalten.
Veranstaltungsplan mit allen relevanten Informationen
- Ablaufplan, zeitlicher Ablauf, Regieplan
- relevante Ansprechpartner vor Ort
- Detailinformationen & Anmerkungen
- Zusatzinformationen zur Veranstaltung
- Informationen zur Kundin & Abrechnung
- und Vieles mehr
Smarte Vorlagen für Function Sheet & Bankett Bestellungen
automatisierte anpassbare Vorlagen für alle Beteiligten
Die automatisiert erstellten Function Sheets und Ablaufpläne geben einen sofortigen Überblick, was am Veranstaltungstag zu tun ist.
Sie sind so gestaltet, dass Sie mit allen Abteilungen, Zulieferern und Kunden geteilt werden können. Werden Sie als Muster und Checkliste verwendet, reduziert dies kurzfristige Änderungen und sorgt für eine noch reibungslosere Durchführung der Veranstaltung vor Ort.
FAQs: Event-Mustervorlagen, Muster-Ablaufpläne, Beispiele für Event Function Sheets und Bankett-Bestellungen
Event-Vorlagen sind vorkonfigurierte Zusammenstellungen (Konfigurationen) für Veranstaltungen wie Meetings, Seminare oder Hochzeiten, welche in den Eventmachine Eventkonfiguratoren wieder verwendet und angepasst werden können.
Eventmachine automatisiert die Angebotserstellung und ermöglicht schnelle Anpassungen, was Zeit spart, die Konsistenz und genaue Berechnungen sicherstellt und die Planungseffizienz für Locations und Hotels steigert.
Veranstaltungsvorlagen ermöglichen eine schnelle Anpassung für wiederkehrende Anfragen, indem Teilnehmerzahlen, Termine und Optionen einfach abgeändert werden können. Die wichtigsten Vorteile von Eventmachine sind Skalierbarkeit, Zeitersparnis und Umsatzsteigerung durch automatisierte Prozesse wie die sofortige Angebotserstellung, die Fehler minimieren und unterschiedlichste Arten von Veranstaltungen unterstützen.
Anhand der Details einer Event-Konfiguration erstellt Eventmachine automatisch detaillierte Zeitpläne, Function Sheets und Bankett-Bestellungen. Zu den Vorteilen gehören weniger manuelle Bearbeitungen, Zeitersparnis für das Event-Team und eine reibungslosere Durchführung vor Ort.
Ja, Vorlagen können über direkte URLs aufgerufen werden, um sie schnell zu teilen und zu aktualisieren. Dies erleichtert die Zusammenarbeit im Team und beschleunigt die Angebotserstellung, wodurch die Effizienz und Genauigkeit des Veranstaltungsmanagements für Hotels und Veranstaltungsorte erhöht wird.
Durch die Automatisierung verständlicher Bankett-Bestellungen und umfassender Zeitpläne mit allen Details wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Anbieter profitieren von reduzierten kurzfristigen Änderungen, erhöhter Zuverlässigkeit und allgemeinen Kosteneinsparungen, was Veranstaltungen rentabler und stressfreier macht.
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