Ihr manueller Angebotsprozess kostet Sie jeden Tag Geld

Nein. Die Automatisierung ermöglicht es, Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben einzusetzen, ohne dass Arbeitsplätze wegfallen.

In allen vier analysierten Szenarien zeigen wir eine Reduzierung der Arbeitsstunden, die für die lästige Angebotserstellung aufgewendet werden – jedoch keinen Stellenabbau. Ihr Team überprüft weiterhin Angebote, kümmert sich um komplexe Anpassungen, baut Kundenbeziehungen auf und tätigt Upselling.

Was sich ändert: Anstatt 63 Minuten damit zu verbringen, Preise manuell zu berechnen und Word-Dokumente zu formatieren, verbringen Ihre Mitarbeiter 7,5 Minuten damit, ein automatisiertes Angebot zu überprüfen und sich auf die persönlichen Details zu konzentrieren, die tatsächlich zum Geschäftsabschluss führen.

Die Realität: Die Befreiung der Mitarbeiter von monotonen Arbeiten verbessert die Arbeitsmoral und die Mitarbeiterbindung. Die besten Veranstaltungskoordinatoren möchten mit modernen Tools arbeiten – und nicht den ganzen Tag damit verbringen, Zahlen in Tabellen zu kopieren.

Ganz im Gegenteil. Durch Automatisierung können wir unseren Kunden MEHR persönliche Aufmerksamkeit schenken, nicht weniger.

Ihre Kunden erwarten sowohl Schnelligkeit als auch Personalisierung. Die Daten zeigen, dass 78% der Käufer sich für den ersten Anbieter entscheiden – aber sie erwarten auch Qualität. Manuelle Prozesse zwingen Sie zu einer Entscheidung: Entweder Sie reagieren langsam mit Personalisierung oder Sie reagieren schnell mit allgemeinen Angeboten.

Die Automatisierung löst dieses Dilemma:

• Sofortiges Angebot (automatisierte Preisgestaltung, Verfügbarkeit, Paketoptionen)
• Anschließend fügen Ihre Mitarbeiter Personalisierung, Empfehlungen und Beziehungsaufbau hinzu
• Ergebnis: Sie sind schneller als Ihre Mitbewerber UND aufmerksamer

Beleg: Premium-Veranstaltungsorte mit den komplexesten, personalisiertesten Veranstaltungen erzielen den höchsten ROI (18.670%). Warum? Weil die Automatisierung Routineaufgaben übernimmt und die Mitarbeiter sich ganz auf die hochwertige Individualisierung konzentrieren können.

Kunden schätzen nicht die 45 Minuten, die Sie mit der Berechnung der Raummietpreise verbringen. Sie schätzen die durchdachten Empfehlungen zu Catering-Optionen oder die kreativen Lösungen für ihre Probleme. Durch Automatisierung können Sie mehr von dem bieten, was ihnen tatsächlich wichtig ist.

Ja – tatsächlich erzielen hochgradig individualisierte Locations die besten Ergebnisse.

Szenario D (Special Event Location) steht für die komplexesten, individuellsten Veranstaltungen – 120 Minuten manueller Aufwand pro Angebot. Selbst in diesem Extremfall reduziert die Automatisierung den Zeitaufwand auf 36 Minuten (77% Verbesserung).

Und so funktioniert es:

• Die Automatisierung erledigt standardisierte Elemente sofort: Grundpreise, Verfügbarkeit, Raumkonfigurationen, Standardpakete, Ausstattungskosten
• Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich nur auf wirklich einzigartige Elemente: spezielle Aufbauten, individuelles Catering, kreative Lösungen
• Dies ist tatsächlich effizienter als manuelle Prozesse, bei denen Ihre Mitarbeiter Zeit mit Routineberechnungen verschwenden.

Die Daten belegen es: Premium-Veranstaltungsorte mit umfangreicher Individualisierung erzielen einen ROI von 18.670% – höher als jedes andere Szenario. Komplexität verhindert keine Automatisierung, sondern verstärkt deren Vorteile.

Wenn Sie bereits 156 Minuten pro Angebot aufwenden, können Sie am meisten davon profitieren.

Wir verstehen Ihre Skepsis – deshalb verwenden wir bewusst konservative Annahmen.

Unsere Konversionsraten basieren auf der Analyse von VenueSuite von über 50.000 tatsächlichen MICE-Buchungen und der Forschung des MIT zu 15.000 B2B-Leads. Wir behaupten nicht, dass alle Vorteile, die die Forschung nahelegt, auch tatsächlich eintreten.

Konservativer Ansatz:

• Das MIT zeigt, dass eine Antwort innerhalb von 5 Minuten 21-mal effektiver ist als eine Antwort innerhalb von 30 Minuten
• Velocify zeigt eine 391-prozentige Verbesserung der Konversionsrate bei sofortiger Antwort
• Wir gehen von einer Konversionsrate von nur 60–65% aus – das entspricht dem 30-Minuten-Benchmark von VenueSuite oder liegt leicht darüber

Selbst wenn die tatsächlichen Ergebnisse 30% unter den Prognosen liegen, bleibt der ROI überwältigend positiv. Allein die Zeitersparnis rechtfertigt die Kosten.

Risikominderung: Sie haben einen einmonatigen kostenlosen Testzugang. Testen Sie selbst, bevor Sie sich entscheiden.

Sie profitieren trotzdem von enormen Zeitersparnissen und operativen Verbesserungen.

Wenn Ihre Konversionsrate bereits über 55% liegt, herzlichen Glückwunsch – Sie gehören zu den Spitzenreitern. Allerdings verbringen Sie immer noch 63 bis 156 Minuten pro Angebot mit manuellen Tätigkeiten. Durch die Automatisierung reduziert sich dieser Zeitaufwand auf 5,7 bis 36 Minuten.

Ihr ROI ergibt sich aus:

• Effizienzsteigerungen: Durch eine Zeitersparnis von 77 bis 91% haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für den Aufbau von Kundenbeziehungen und Upselling
• Fehlerbeseitigung: Keine preislichen Fehler mehr (im Vergleich zu einer manuellen Überarbeitungsrate von ~30%)
• Skalierbarkeit: Bearbeiten Sie das doppelte Volumen bei 44% höheren Kosten (im Vergleich zu 100% bei manuellen Prozessen)
• Konsistenz: Jedes Mal perfekte Leistung, unabhängig von der Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Selbst Veranstaltungsorte mit starken Konversionsraten sehen allein durch Effizienzsteigerungen eine Amortisation in weniger als 3 Monaten. Darüber hinaus können Sie durch die Automatisierung ein deutlich höheres Volumen ohne proportionale Kostensteigerungen bewältigen – und so ein Wachstum erzielen, das Sie manuell nicht erreichen könnten.

Ein Teil der Vorteile zeigt sich innerhalb weniger Wochen, die vollständigen Vorteile innerhalb von 3 bis 12 Monaten.

Zeitplan:

• Wochen 1–4: Einrichtung und Einarbeitung (30–50% des vollen Nutzens erreicht)
• Monat 3: Erreichen von ~50% des vollen Nutzens durch Prozessoptimierung
• Monat 12: Erreichen von 100% des Nutzens, da das Team die Best Practices vollständig übernommen hat

Amortisation: Unter 2 Monaten, selbst unter Berücksichtigung dieser Anlaufphase.

Warum die Anlaufphase? Ihr Team braucht Zeit, um:

• Preisregeln und Pakete genau zu konfigurieren
• Vertrauen in das System aufzubauen (anfängliche Überprüfungen sind normal)
• Arbeitsabläufe für maximale Effizienz zu optimieren
• Vorlagen und Anpassungsprozesse zu verfeinern

Die meisten Häuser sind überrascht, wie schnell sich die Vorteile bemerkbar machen. Die Zeitersparnis ist sofort spürbar – nur die Verbesserung der Konversionsrate lässt einige Monate auf sich warten, bis Sie Vertrauen in die schnelleren Reaktionszeiten aufgebaut haben.

Kein Risiko. Einmonatige kostenlose Testversion mit allen Funktionen – jederzeit kündbar, ohne Angabe von Gründen.

Wir bieten:

• Voller Systemzugriff während der Testphase (keine Funktionseinschränkungen)
• Umfassende Unterstützung beim Onboarding
• Unbegrenzte Anzahl von Angeboten während der Testphase
• Premium-Kundensupport
• Keine Kreditkarte erforderlich, um zu starten
• 30-tägige Kündigungsfrist, wenn Sie nach der Testphase nicht zufrieden sind

Unser Anreiz entspricht Ihrem: Wir sind nur dann erfolgreich, wenn Sie erfolgreich sind. Unser Preismodell richtet sich nach Ihrer Nutzung, sodass wir gewinnen, wenn Sie gewinnen.

Wenn es nicht passt, kündigen Sie einfach. Keine Strafgebühren, kein Ärger. Wir sind von den Ergebnissen überzeugt, weil die Daten sie belegen – aber wir verstehen, dass Sie selbst sehen möchten, wie es in Ihrem spezifischen Kontext funktioniert.

Nein. Eventmachine ist so konzipiert, dass es von Hotelteams selbstständig eingerichtet werden kann.

Setup-Prozess:

• Einbetten des Konfigurators: Kopieren Sie eine Zeile Code und fügen Sie sie in Ihre Website ein
• Konfiguration: Verwenden Sie unser Admin-Dashboard (keine Programmierkenntnisse erforderlich)
• Schulung: Wir bieten Tutorials und Live-Support
• Zeitplan: Die meisten Hotels sind innerhalb von 2 bis 4 Wochen live

Eine Überprüfung durch die IT-Abteilung ist möglich, aber nicht erforderlich. Wenn Ihr IT-Team die Sicherheit, Integrationen oder technische Architektur überprüfen möchte, stellen wir Ihnen gerne die entsprechenden Informationen zur Verfügung. Viele Hotels führen die Implementierung jedoch erfolgreich ohne Beteiligung der IT-Abteilung durch.

Was Sie vorbereiten müssen:

• Aktuelle Preisstruktur und Preislisten
• Raum-/Flächenkonfigurationen und Kapazitäten
• Paketdefinitionen und Zusatzleistungen
• Inhalte wie Texte, Bilder, Grafiken, Beispielangebote

Wenn diese Informationen gut organisiert sind, ist die Implementierung unkompliziert. Wenn sie in Tabellenkalkulationen und den Köpfen der Mitarbeiter verborgen sind, bietet die Implementierung eine Gelegenheit, Ihre Preisstrategie zu formulieren.

Extrem zuverlässig – die Plattformgebühren werden auf Basis des angebotenen Volumens berechnet und sind in Ihrem Dashboard vollständig einsehbar.

Gebührenstruktur nach Plan:

• Flex-Plan: 0,25% auf die ersten 100.000 € pro Monat, 0,15% auf den darüber hinausgehenden Betrag
• Reserved-Plan: 0% auf die ersten 375.000 € pro Monat, 0,05% auf den darüber hinausgehenden Betrag
• Unlimited-Plan: 0% Plattformgebühren (Flatrate)

Reales Beispiel (mittelgroßes Hotel):

• 180 Angebote/Jahr zu durchschnittlich 3.000 € = 540.000 € jährliches Angebotsvolumen
• Monatlicher Durchschnitt: 45.000 € Angebote
• Plattformgebühren: 1.350 €/Jahr (vollständig planbar)
• Sie sehen das Volumen in Echtzeit – keine Überraschungen

Wichtig: Die Plattformgebühren betragen nur einen Bruchteil Ihrer Kreditkartengebühren – und sind weitaus geringer als die Personalkosten, die Sie einsparen. Betrachten Sie es als eine Zahlung von 0,05–0,25% Ihrer potenziellen Einnahmen, um Ihre tatsächlichen Einnahmen drastisch zu steigern.

Vollständige Transparenz: Jedes Angebot wird nachverfolgt, jede Gebühr in Echtzeit berechnet und die Berichte können jederzeit abgerufen werden.

Selbstverständlich. Beginnen Sie mit dem Flex-Tarif (95 € pro Monat bei jährlicher Zahlung) und steigen Sie bei zunehmendem Volumen auf einen höheren Tarif um.

Skalierungspfad:

1. Start: Flex-Tarif für Testzwecke und geringes bis mittleres Volumen
2. Wachstum: Upgrade auf Reserved, wenn die monatlichen Angebote 100.000 € überschreiten
3. Skalierung: Wechsel zu Unlimited für vorhersehbare Pauschalpreise bei hohem Volumen

Flexibilität:

• Wechseln Sie jederzeit mit einer Frist von 30 Tagen den Tarif
• Keine langfristige Bindung über die Wahl zwischen Jahres- und Monatspreisen hinaus
• Bei volumenbasierten Preisen zahlen Sie nur dann mehr, wenn Sie mehr Angebote erstellen (und mehr verdienen)

Gängiger Ansatz: Viele Hotels beginnen mit Flex, um das System zu testen, und wechseln dann innerhalb von 6 bis 12 Monaten zu Reserved oder Unlimited, wenn sie Ergebnisse sehen und die Kosten bei höheren Volumina optimieren möchten.

Das Schöne an unserem Preismodell: Es skaliert mit Ihrem Erfolg. Sie gehen kein Risiko ein, sondern können upgraden, sobald sich die Vorteile zeigen.