ROI-Berechnungsmethodik & Datenquellen

Wir treffen spezifische Aussagen zum ROI von Automatisierung. Sie haben das Recht, genau zu erfahren, woher diese Zahlen stammen – jede Datenquelle, jede Annahme, jede Einschränkung.

• Klare und begründete konservative Annahmen
• Anerkennung alternativer Interpretationen
• Offene Darstellung von Einschränkungen und Grenzfällen
• Regelmäßige Aktualisierungen, sobald neue Erkenntnisse vorliegen
• Angabe der Originalquelle für jede zitierte Statistik

Wenn Sie einen Fehler entdecken oder mit einer Annahme nicht einverstanden sind, möchten wir das gerne wissen. Kontaktieren Sie uns.

1. Primäre Datenquellen
2. Extrapolationsmethode
3. Berechnungen zur Zeitersparnis
4. Kostenannahmen
5. Aufschlüsselung der Szenarien
6. Alternative Berechnungsszenarien
7. Einschränkungen und Vorbehalte
8. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Weitere Studien, die die Bedeutung einer schnellen Reaktion belegen

• Harvard Business Review: Unternehmen, die potenzielle Kunden innerhalb einer Stunde kontaktieren, haben eine siebenmal höhere Wahrscheinlichkeit, den Lead zu qualifizieren, als solche, die länger warten.
• InsideSales.com: 50% der Käufer entscheiden sich unabhängig von anderen Faktoren für den Anbieter, der zuerst reagiert. Wenn mehrere Optionen zur Auswahl stehen, ist Schnelligkeit der entscheidende Faktor.
• LeadSimple: Wenn Sie innerhalb von 5 Minuten antworten, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Lead konvertieren, 9-mal höher als wenn Sie nach 30 Minuten antworten.

Übereinstimmung zwischen den Studien

Alle wichtigen Studien in diesem Bereich kommen zu dem gleichen Ergebnis: Schnellere Antwort = deutlich höhere Konversionsrate. Der genaue Prozentsatz variiert je nach Branche und Methodik, aber das Muster ist universell und robust über verschiedene Forschungsteams, Zeiträume und Märkte hinweg.

1. Weniger versprechen, mehr liefern
   Wenn die tatsächlichen Ergebnisse die Prognosen übertreffen, sind die Kunden begeistert. Wenn wir zu viel versprechen und enttäuschen, wird das Vertrauen beschädigt. Konservative Prognosen schützen die Kundenbeziehungen.
2. Der ROI ist selbst bei konservativen Sätzen überwältigend
   Selbst bei einer angenommenen Konversionsrate von 60% (entspricht 30 Minuten) liegt der ROI zwischen 1.158% und 18.670%. Wir müssen keine höheren Sätze angeben, um den Wert zu belegen.
3. Transparenz schafft Glaubwürdigkeit
   Indem wir zugeben, dass wir konservativ extrapolieren und nicht die vollen Vorteile ausschöpfen, die die Studien nahelegen, vermeiden wir den Vorwurf, unsere Argumente zu übertreiben.

Was dies für Prognosen bedeutet

Wenn MIT und Velocify Recht haben (und wir glauben, dass dies aufgrund der Übereinstimmung der Ergebnisse der Fall ist), sollten die tatsächlichen Ergebnisse unsere Prognosen übertreffen. Unsere Annahme von 60% für eine Antwortzeit von weniger als 5 Minuten ist mit ziemlicher Sicherheit zu niedrig angesetzt. Aber wir möchten lieber positiv überrascht werden als enttäuschend falsch liegen.

Zeit-Bestandteile der manuellen Angebotserstellung
 

Erstellung eines Basisangebots: 45–120 Minuten

• Manuelle Preisberechnung (Tabellenkalkulation, Preislisten): 15–30 Minuten
• Verfügbarkeitsprüfung in mehreren Systemen: 10–15 Minuten
• Prüfung auf Konflikte/Überschneidungen mit anderen Buchungen: 5–10 Minuten
• Erstellung des Angebotsdokuments (Word-/PDF-Formatierung): 15–30 Minuten
• Überprüfen und Korrekturlesen: 10–15 Minuten
• Formatieren und per E-Mail versenden: 3–5 Minuten
• Veranstaltungsorte mit hoher Individualisierung: zusätzlich 45–75 Minuten für besondere Elemente

Nachfassaktivitäten (30% der Angebote): durchschnittlich 9–18 Minuten

• Follow-up-E-Mails an Kunden bei ausbleibender Antwort: 5–10 Min.
• Beantwortung weiterer Fragen: 4–8 Min.

Überarbeitungsanfragen (30% der Angebote): durchschnittlich 9–18 Minuten

• Neuberechnung der Preise mit Änderungen: 5–10 Min.
• Aktualisierung der Dokumente und erneutes Versenden: 4–8 Min.

Gesamtzeit nach Szenario (manuelle Angebotserstellung)

Zeit-Bestandteile der automatisierten Angebotserstellung (optimierter Zustand)

Systemautomatisierte Komponenten (0 Minuten Personalaufwand):

• Verfügbarkeitsprüfung: Sofort (Echtzeit-Systemabfrage)
• Preisberechnung: Sofort (automatisiert auf Basis von Regeln)
• Konfliktprüfung: Sofort (Systemprüfung)
• Dokumentenerstellung: Sofort (automatische Erstellung)

Überprüfungszeit durch Mitarbeiter: 3–30 Minuten

• Standardszenarien: 3 Minuten (schnelle Überprüfung, Genehmigung, Versand)
• Hohe Anpassung: 30 Minuten (Mitarbeiter konzentrieren sich nur auf wirklich individuelle Elemente)

Nachfassaktionen (30% der Angebote, jedoch 80% Zeitersparnis): 1,2–3,6 Minuten

• Automatisiertes Tracking reduziert die Notwendigkeit manueller Nachfassaktionen
• Automatisierte Erinnerungen und Vorlagen optimieren den Prozess bei Bedarf
• Das System markiert Angebote, die Aufmerksamkeit erfordern

Änderungsanfragen (10% der Angebote – reduziert von 30% dank höherer Genauigkeit):

• Geringere Häufigkeit: Präzise, automatisierte Berechnungen führen zu selteneren Änderungsanfragen
• Zeitersparnis im Bedarfsfall: Sofortige Neuberechnung, automatische Dokumentenaktualisierung 1,5–2,7 Minuten statt 9–18 Minuten

Gesamtzeit nach Szenario (automatisierte Angebotserstellung)

Konservative Annahme:
Wir gehen von einer vollständigen Anpassung und Optimierung bis Monat 12 aus. In den ersten Monaten (1–3) werden während der Lernphase 30–50% des vollen Nutzens erreicht, was bis Monat 6 auf 70–85% ansteigt und bis Monat 12 die 100% erreicht.

Personalkosten: 50 € pro Stunde (mit allen Nebenkosten)

Komponenten

• Grundgehalt: ~35 € pro Stunde (Medianwert für Positionen im Veranstaltungsvertrieb in der DACH-Region)
• Sozialleistungen: ~9 € pro Stunde (Krankenversicherung, Altersvorsorge, Urlaub – in der Regel 35% des Grundgehalts)
• Gemeinkosten: ~6 € pro Stunde (Büroflächen, Ausstattung, Nebenkosten – in der Regel 15% der Gesamtkosten)
• Gesamt: 50 € pro Stunde inklusive aller Kosten

Hinweis: Dieser Stundensatz basiert auf 1.408 produktiven Stunden pro Jahr (2.080 Gesamtstunden abzüglich Urlaub, Feiertage, Krankheitstage, Schulungen und Verwaltungsaufgaben).

Quelle: Gehaltsumfragen in der Hotellerie in der DACH-Region, speziell angepasst an Positionen im Veranstaltungsvertrieb, Arbeitsmarktbedingungen 2025.

Konservativ oder aggressiv? Mittlere Schätzung. Einige Unternehmen zahlen deutlich mehr (65–75 € pro Stunde für leitende Vertriebsdirektoren), andere weniger (40–45 € pro Stunde für Nachwuchskräfte). 50 € pro Stunde sind ein angemessener Durchschnittswert.

Technologiekosten (Übersicht)

Technologiekosten für verschiedene Szenarien

Szenario 1: Kleineres Hotel

Jährliches Angebotsvolumen: 90.000 € (durchschnittlich 7.500 € pro Monat)
Eventmachine Plan: Flex (jährlich)
Basisgebühr: 1.140 €/Jahr
Plattformgebühren: 225 €/Jahr (7.500 € × 0,25% × 12 Monate)
Technologiekosten (Basisgebühr + Plattformgebühren): 1.365 €/Jahr

Szenario 2: Mid-Size Hotel

Jährliches Angebotsvolumen: 540.000 € (durchschnittlich 45.000 € pro Monat)
Eventmachine Plan: Flex (jährlich)
Basisgebühr: 1.140 €/Jahr
Plattformgebühren: 1.350 €/Jahr (45.000 € × 0,25% × 12 Monate)
Technologiekosten (Basisgebühr + Plattformgebühren): 2.490 €/Jahr

Szenario 3: Größeres Hotel

Jährliches Angebotsvolumen: 3.600.000 € (durchschnittlich 300.000 € pro Monat)
Eventmachine Plan: Reserved (jährlich) – bei diesem Volumen kostengünstiger
Basisgebühr: 4.500 €/Jahr
Plattformgebühren: 38 €/Jahr
Technologiekosten (Basisgebühr + Plattformgebühren): 4.538 €/Jahr
(Erklärung: Der Reserved Plan beinhaltet 0% Gebühren auf die ersten 375.000 € Angebotsvolumen pro Monat. Bei durchschnittlich 300.000 €/Monat fallen die meisten Monate unter diese Freigrenze. Die 38 € entstehen durch gelegentliche Spitzenmonate, die 375.000 € überschreiten.)

Szenario 4: Special Event Location

Jährliches Angebotsvolumen: 3.600.000 € (durchschnittlich 300.000 € pro Monat)
Eventmachine Plan: Reserved (jährlich) – bei diesem Volumen kostengünstiger
Basisgebühr: 4.500 €/Jahr
Plattformgebühren: 38 €/Jahr
Technologiekosten (Basisgebühr + Plattformgebühren): 4.538 €/Jahr
(Erklärung: Der Reserved Plan beinhaltet 0% Gebühren auf die ersten 375.000 € Angebotsvolumen pro Monat. Bei durchschnittlich 300.000 €/Monat fallen die meisten Monate unter diese Freigrenze. Die 38 € entstehen durch gelegentliche Spitzenmonate, die 375.000 € überschreiten.)

Hinweis zu Plattformgebühren:
Plattformgebühren werden auf Basis des angebotenen Volumens berechnet, nicht auf Basis des gebuchten Volumens. Das mag kontraintuitiv erscheinen, ist aber tatsächlich vorteilhaft: Durch die Automatisierung wird die Angebotserstellung so effizient, dass die Kosten pro Angebot selbst bei Anfragen, die nicht zu einem Abschluss führen, vernachlässigbar sind. Häuser generieren viele Angebote, aber die Kosten pro Angebot liegen dank der Automatisierung weit unter den Kosten für manuelle Arbeiten.

Szenario 1: Kleineres Hotel

Nutzen pro Jahr: 15.810 €  | ROI: 1.158% | Amortisation: <2 Monate

Profil: 60 Angebote/Jahr, durchschnittliches Angebot 1.500 €

Szenario 2: Mid-Size Hotel

Nutzen pro Jahr: 92.235 € | ROI: 3.704% | Amortisation: <1 Monat

Profil: 180 Angebote/Jahr, durchschnittliches Angebot 3.000 €

Szenario 3: Größeres Hotel

Nutzen pro Jahr: 679.642 € | ROI: 14.977% | Amortisation: <1 Monat

Profil: 720 Angebote/Jahr, durchschnittliches Angebot 5.000 €

Hinweis: 1) Bei größeren Hotels liegt die manuelle Konversion aufgrund hoher Volumen und Antwortzeiten von 48+ Stunden typischerweise bei nur 40%. Diese Berechnung verwendet konservativ 44% (höher), was den kalkulierten Nutzen abschwächt. 2) Die Konversion mit Automatisierung ist 62% (statt 60%), weil - bei höheren durchschnittlichen Angebotsvolumen - Enterprise-Level-Reaktionsgeschwindigkeit und konsistente Angebotsqualität einen klaren Vorteil im Wettbewerb schaffen.

Szenario 4: Special Event Eventlocation

Nutzen pro Jahr: 763.462 € | ROI: 16.824% | Amortisation: <1 Monat

Profil: 120 Angebote/Jahr, durchschnittliches Angebot 30.000 €

Hinweis: 1) Bei Premium-Locations liegt die manuelle Konversion aufgrund hochkomplexer Angebote und Antwortzeiten von 48-72 Stunden typischerweise bei nur 42%. Diese Berechnung verwendet konservativ 44% (höher), was den kalkulierten Nutzen abschwächt. 2) Die Konversion mit Automatisierung liegt bei 65% (statt 60%) für komplexere Angebote mit höheren Angebotswerten, weil Sie sich von Wettbewerbern unterscheiden, die entweder schnell oder qualitativ hochwertig sind – aber nicht beides gleichzeitig bieten können.

[Nutzen = (Einsparungen bei den Personalkosten – Technologiekosten) + zusätzliche Einnahmen durch höhere Konversionsrate]
[ROI % = (Nutzen ÷ Technologiekosten) × 100%]
[Amortisation = Technologiekosten ÷ (Nutzen ÷ 12)]

Sensitivitätstest #1: Geringere Verbesserung der Konversionsrate

Ursprüngliche Annahme: 60% automatisiert gegenüber 44% manuell (16 Prozentpunkte Verbesserung)
Alternative: 55% automatisiert gegenüber 44% manuell (11 Prozentpunkte Verbesserung – 30% weniger Nutzen)

Beispiel Mid-Size Hotel:

• Ursprünglicher zusätzlicher Umsatz: 86.400 €/Jahr
• Reduzierter zusätzlicher Umsatz: 59.400 €/Jahr
• Nach wie vor starker ROI: (59.400 € + 8.325 € - 2.490 €) ÷ 2.490 € = 2.620% ROI
• Amortisation: weiterhin <1 Monat

Fazit: Selbst bei einer um 30% geringeren Conversion-Verbesserung bleibt der ROI überwältigend.

Sensitivitätstest #2: Niedrigere Personalkosten

Ursprüngliche Annahme: 50 €/Stunde
Alternative: 35 €/Stunde (30% weniger – konservatives Szenario)

Beispiel Mid-Size Hotel:

• Ursprüngliche Personalkosteneinsparungen: 8.325 €/Jahr
• Reduzierte Personalkosteneinsparungen: 5.828 €/Jahr
• Kombiniert mit Umsatzsteigerungen: 86.400 € + 5.828 € - 2.490 € = 89.738 €
• ROI: 89.738 € ÷ 2.490 € = 3.603% ROI

Fazit: Selbst bei geringeren Personalkosten bleibt der ROI aufgrund der Umsatzsteigerungen sehr hoch.

Sensitivitätstest #3: Schnellerer manueller Prozess

Ursprüngliche Annahme: 63 Minuten pro Angebot (manuell)
Alternative: 45 Minuten pro Angebot (20% schnellerer manueller Prozess)

Beispiel Mid-Size Hotel:

• Ursprüngliche manuelle Personalkosten: 9.450 €/Jahr
• Reduzierte manuelle Personalkosten: 6.750 €/Jahr
• Einsparungen reduziert, aber Umsatzsteigerungen unverändert
• ROI: (86.400 € + 5.625 € - 2.490 €) ÷ 2.490 € = 3.595% ROI

Fazit: Zeitersparnisse sind wertvoll, aber Umsatzsteigerungen treiben den ROI an. Selbst bei schnelleren manuellen Prozessen bleibt der ROI sehr stark.

Extremer Test #4: Keine Verbesserung der Konversionsrate

Was passiert, wenn die Automatisierung KEINE Verbesserung der Konversionsrate bringt?
Annahme: 44% automatisiert vs. 44% manuell (gleiche Konversionsrate)

Beispiel Mid-Size Hotel:

• Zusätzlicher Umsatz: 0 € (keine Verbesserung angenommen)
• Nur Personalkosteneinsparungen: 8.325 €/Jahr
• Abzüglich Technologiekosten: 2.490 €
• Nutzen: 5.835 €/Jahr
• ROI: 234%
• Amortisation: 5 Monate

Fazit: Selbst im Extremfall, in dem die Automatisierung keinerlei Verbesserung der Konversionsrate bewirkt (was allen Forschungsergebnissen widerspricht), ist der ROI allein aufgrund der Zeitersparnis immer noch stark positiv. Dies zeigt die Robustheit des Business Case.

Einschränkung 1: Abhängigkeit von der Datenqualität

Risiko: „Garbage in, garbage out“ (Müll rein, Müll raus). Automatisierung wirkt wie ein Verstärker für die Datenqualität – sowohl im Positiven als auch im Negativen. Wenn Ihre aktuelle Preisgestaltung inkonsistent, Ihre Verfügbarkeitsdaten unzuverlässig oder Ihre Paketdefinitionen unklar sind, wird die Automatisierung diese Probleme offenlegen (und potenziell verstärken).

Abfederung des Risikos:

• Nutzen Sie die Implementierung als Chance zur Datenbereinigung
• Standardisierung der Preisstrukturen während der Einrichtung
• Validierung der Verfügbarkeitsregeln vor dem Go-live
• Testlauf mit Musterangeboten vor dem vollständigen Start

Der positive Nebeneffekt: Das Aufdecken von Datenproblemen während der Implementierung ist eigentlich wertvoll. Es zwingt Betriebe dazu, Wissen zu formalisieren, das zuvor nur in den Köpfen der Mitarbeiter existierte, und verringert so die Abhängigkeit von einzelnen Personen.

Einschränkung 2: Akzeptanz in der Organisation

Risiko: Widerstand der Mitarbeiter reduziert den Nutzen. Wenn das Verkaufsteam das System ablehnt, es nur widerwillig nutzt oder die Implementierung aktiv sabotiert, werden die Vorteile nicht eintreten.

Abfederung des Risikos:

• Einbindung der Mitarbeiter in den Einrichtungsprozess (schafft Eigenverantwortung)
• Betonung der Zeitersparnis (weniger mühsame Routinearbeit)
• Umfassende Schulungen (stärkt das Vertrauen)
• Frühe Erfolge aufzeigen (erzeugt Dynamik)

Realität: Die meisten Mitarbeiter schätzen die Automatisierung, sobald sie die Zeitersparnis bemerken. Anfänglicher Widerstand legt sich meist innerhalb von 4–8 Wochen, sobald die Vorteile greifbar werden. Der Einwand „Ich mache das lieber manuell“ wandelt sich zu „Ich kann nicht glauben, dass wir das früher alles manuell gemacht haben“.

Einschränkung 3: Qualität der Implementierung

Risiko: Mangelhafte Einrichtung = mangelhafte Ergebnisse. Wenn die Einrichtungsdaten ungenau sind (falsche Preise, fehlerhafte Verfügbarkeitsregeln), generiert das System fehlerhafte Angebote.

Abfederung des Risikos:

• Dedizierter Onboarding-Support
• Workflows zur Datenvalidierung
• Regelmäßige Optimierungs-Reviews
• Der „Unlimited“-Tarif beinhaltet die vollständige Einrichtung durch das Eventmachine-Team

Auswirkung auf den ROI: Kann die Amortisation während der Optimierungsphase um 1–3 Monate verzögern, ändert aber nichts am langfristigen ROI.

Einschränkung 4: Extreme Individualisierung

Risiko: Manche Veranstaltungen sind zu einzigartig für eine Automatisierung. Denken Sie an einmalige Firmenjubiläen, die individuell von einer Kreativagentur konzipiert wurden.

Realitätscheck: Selbst in Szenario 4 (hohe Individualisierung) sehen wir eine Zeitersparnis von 77%. Die Automatisierung übernimmt die Standardelemente; das Personal konzentriert sich auf die kreativen Details. Die überwiegende Mehrheit der Veranstaltungen (insbesondere in Hotels) lässt sich einfach und unproblematisch standardisieren (und automatisieren).

Einschränkung 5: Marktspezifische Faktoren

Risiko: Ihr Markt könnte von den Benchmarks abweichen. Die Daten von VenueSuite stammen aus dem europäischen MICE-Sektor. Ihre spezifische Region könnte sich anders verhalten.

Konservativer Ansatz: Wir verwenden die vorsichtigsten Zahlen aus verschiedenen Quellen. Regionale Abweichungen sollten die Ergebnisse nicht drastisch verändern.

Beispiel: Wenn Ihr Markt bei einer Antwortzeit von 24 Stunden eine Conversion-Rate von 50% (statt 44%) erzielt, ist Ihr Ausgangswert höher – Sie werden aber dennoch Verbesserungen durch schnellere Antworten sehen. Das Ausmaß mag variieren, die Richtung bleibt jedoch gleich.

Der einzig wirkliche Weg, um herauszufinden, ob Automatisierung für Ihr Haus funktioniert, ist, es auszuprobieren. Starten Sie mit Ihrem kostenfreien Trial - keine Kreditkarte benötigt.