Ihre Vorteile mit den MICE-Tools von EVENTMACHINE

Hoteliers und Veranstaltungsorte stehen oft unter Zeitdruck, da manuelle Angebotserstellung für Anfragen viele Arbeitsstunden beansprucht. EVENTMACHINE automatisiert diesen Prozess mit Konfiguratoren, die in Sekundenschnelle maßgeschneiderte Angebote erstellen. Kunden oder Ihr Team geben die Details online ein, und das System übernimmt automatisch die Kalkulation, prüft Verfügbarkeiten, erstellt Dokumente und verschickt E-Mails. Dadurch werden die Event-Vertriebsteams für hochwertige Aufgaben wie den Aufbau von Kundenbeziehungen entlastet, insbesondere zu Stoßzeiten. Veranstaltungsorte berichten beispielsweise von enormer Zeitersparnis, da sie ohne Mehrarbeit rund um die Uhr reaktionsfähig sind.

Fehler bei MICE-Veranstaltungen – wie falsch kalkulierte Kosten oder übersehene Details – können zu relevanten finanziellen Verlusten oder Unzufriedenheit bei Kunden führen. EVENTMACHINE verhindert dies durch geführte Workflows, die nur gültige Optionen oder Upgrades anzeigen, welche auf den Regeln Ihres Veranstaltungsortes basieren (z. B. Raumkapazitäten, Preismodelle, Einschränkungen usw.). Dies umfasst automatisierte Berechnungen, sowie Function Sheets und Ablaufpläne, die in Echtzeit aktualisiert werden. Präzision wird gewährleistet, selbst wenn das Personal noch unerfahren ist. Manager profitieren von einem umfangreichen integrierten Regelwerk, das maximale Flexibilität ermöglicht und gleichzeitig Fehler aufgrund von Überlastung oder Unerfahrenheit verhindert.

Umsatzverluste im Veranstaltungsverkauf sind oft auf suboptimale Preisgestaltung, verpasste Upselling-Chancen oder langsame Reaktionszeiten zurückzuführen, die zum Verlust von Buchungen führen. EVENTMACHINE verfügt über integrierte Revenue Management-Funktionen wie dynamische Preisgestaltung, automatisiertes Upselling (z. B. Upgrade-Vorschläge während der Angebotserstellung) und Ertragsoptimierung auf Basis eventspezifischer Regeln. Event-Vertriebsteams können Mindestpreise festlegen oder Pakete intelligent zusammenstellen und so den durchschnittlichen Umsatz pro Event steigern. Durch geringere Abhängigkeit vom Fachpersonal erreichen Häuser eine höhere Effizienz, konvertieren Anfragen schneller in bestätigte Buchungen und gewinnen Marktanteile hinzu.

Ja, Personalprobleme sind im Gastgewerbe weit verbreitet, wo Fluktuation oder Personalmangel den Veranstaltungsbetrieb belasten. Die intuitiven Eventkonfiguratoren von EVENTMACHINE erfordern keine umfangreiche Schulung – jeder kann damit professionelle Angebote und Function Sheets erstellen. Sie automatisieren repetitive Aufgaben wie Dateneingabe und Berechnungen, sodass Teams mit weniger Ressourcen mehr Volumen bewältigen können. Für Manager heißt das, dass sie auch in Zeiten von Fachkräftemangel die Servicequalität aufrechterhalten, während sie die Teamleistung optimieren und Burnout vorbeugen können.

Kunden erwarten in der heutigen digitalen Welt schnelle, transparente und personalisierte Leistungen. EVENTMACHINE bietet sofortige Online-Angebote, bei denen Planer rund um die Uhr selbst Veranstaltungen konfigurieren und Preise und Optionen in Echtzeit sehen können, ohne auf Rückrufe warten zu müssen. Dieses Self-Service-Modell reduziert Reibungspunkte, erhöht die Konversionsraten und schafft Vertrauen durch fehlerfreie, maßgeschneiderte Angebote. Veranstaltungsorte, die es nutzen, verzeichnen eine höhere Kundenzufriedenheit, was letztendlich zu Folgeaufträgen und positiven Bewertungen führt.

Auf jeden Fall. Ganz gleich, ob Sie ein großes Konferenzzentrum mit hohem MICE-Aufkommen betreiben, eine Hochzeitslocation mit Fokus auf private Feiern sind oder ein Boutique-Hotel mit Ausrichtung auf kleine Meetings – EVENTMACHINE passt sich Ihrem Angebot an. Legen Sie individuelle Flächen, Speisen und Getränke, Unterkünfte, Services oder Aktivitäten mit individuellen Preisen in einem benutzerfreundlichen Verwaltungstool fest. Die Event Sales Teams können die Einrichtung an spezifische Anforderungen anpassen, wie beispielsweise saisonale Sonderaktionen oder einzigartige Zusatzleistungen, und so sicherstellen, dass das System mit Ihrem Geschäft mitwächst.