Wie kalkuliere ich ein Event richtig?
Natürlich standadisiert und automatisiert.
Auch bei komplexeren Berechnungsmethoden erhalten Sie auf Knopfdruck den exakten Preis. Wie auch Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden. Revenue Management im MICE Bereich bedeutet: Keine geschüttelten Preise und keine Kalkulationen aus dem Bauch heraus.
Kombinieren Sie unterschiedliche Kalkulationsarten, um den Gesamtpreis Ihrer Veranstaltung zu berechnen. Nutzen Sie verschiedene Berechnungsmethoden und wenden Sie auf bestimmte Zeiträume automatisierte Preisanpassungen an.
Kalkulationsarten für Events
Standard Kalkulationsarten & Preistypen
Für Optionen und Upgrades stehen im Bereich "Preise" immer Standard-Preisarten zur Verfügung:
- Basis-Festpreis
- Preis pro Einheit
- Preis pro Gast
Diese Preisarten können kombiniert werden. Klicken Sie einfach auf den roten "Preis hinzufügen"-Link und die entsprechende Preisart wird ergänzt.
Eventmachine speichert alle Preise ausschliesslich als Nettopreise. Die ausgewählte Steuer wird jeweils hinzu addiert, der Bruttopreis wird automatisch korrekt angezeigt. Sie können jedoch überall auch Bruttopreise eingeben. Sollten Sie Ihre Preise nur als Bruttopreise vorliegen haben, sparen Sie sich hierdurch die Umrechnung.
Was ist ein Basis-Festpreis?
Der Basis-Festpreis ist ein fester Betrag, zu dem alle anderen Preise hinzuaddiert werden.
Beispiel: Ein Raum kostet ohne Ausstattung EUR 500,- Miete. Die Miete ist in diesem Fall der Basis-Festbetrag, zu dem andere Preise addiert werden können.
Was ist ein Preis pro Einheit?
Der Preis pro Einheit ist ein Preis, der mit der Anzahl der Einheiten einer Option oder eines Upgrades multipliziert wird.
Beispiel: Technisches Equipment wird oft pro Stück, d.h. pro Einheit abgerechnet. Wenn ein Flipchart EUR 20,- (pro Stück) kostet, so kann dieser Preis als "Preis pro Einheit" hinterlegt werden.
Tipp: Sie können definieren, ob ein User die gewünschte Anzahl der Einheiten im Konfigurator eingeben darf oder nicht. Bei bestimmten Optionen und Upgrades kann eine User-Eingabe gewünscht sein (z.B. Flipcharts), bei anderen macht es vielleicht weniger Sinn (z.B. Beamer).
Was ist ein Preis pro Gast?
Der Preis pro Gast ist ein Preis, der mit der Anzahl der Teilnehmer multipliziert wird.
Beispiel: Der Gesamtpreis eines Hotelzimmers berechnet sich aus der Übernachung selbst (Preis pro Einheit), das Frühstück wird jedoch als Preis pro Gast erfasst.
Tipp: Auch hier können Sie können definieren, ob der User im Konfigurator die Anzahl ändern darf oder nicht. Ansonsten wird immer mit der Gesamtanzahl der Teilnehmer eines Events gerechnet.
Mindestpreis vs. Mindest-Cateringumsatz
Für fast alle Optionen und Upgrades kann ein Mindestpreis definiert werden. Verwenden Sie hierzu den Link "Mindestpreis hinzufügen". Im Bereich Veranstaltungsräume steht hingegen eine besondere Preisart zur Verfügung - der "Mindestcateringumsatz".
Was ist ein Mindestpreis?
Der Mindestpreis ist der Preis, der mindestens berechnet wird - nämlich dann, wenn der kalkulatorische Preis niedriger ist.
Beispiel: Ein Rahmenprogramm könnte eine Stadtführung für EUR 7,- pro Teilnehmer sein. Bei 5 Teilnehmern ergibt sich kalkulatorisch ein Preis in Höhe von 5 x EUR 7,- = EUR 35,-. Vielleicht kostet ein Stadtführer jedoch mindestens EUR 50,-. In diesem Fall wäre EUR 50,- der Mindestpreis, der auch berechnet wird. Der ausgewiesene Preis pro Teilnehmer im Angebot erhöht sich entsprechend.
Was ist ein Mindestcateringumsatz?
Der Mindest-Cateringumsatz legt fest, ab welchem Cateringumsatz für eine Veranstaltungsfläche keine Miete berechnet wird.
Beispiel: Ein Tagungsraum kostet EUR 250,- Miete. Sie entscheiden sich, diesen Raum ab einer Buchung von 10 Tagungspauschalen in Höhe von EUR 45,- kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Der Mindestcateringumsatz beträgt somit 10 x EUR 45,- = EUR 450,- für diesen Raum. Ab einer Buchung von 10 Pauschalen (= 10 Personen) wird keine Miete berechnet, unterhalb 10 Pauschalen wird die Miete anteilig oder voll berechnet.
Preisanpassungen
Allen Preisen können wiederum beliebig viele Preisanpassungen hinzugefügt werden.
Mit den Preisanpassungen können Sie steuern, welche Preise für unterschiedliche Zeiträume gelten. So kann das gleiche Event mit den gleichen Inhalten zu unterschiedlichen Zeitpunkten auch unterschiedlich viel kosten. Dies kann beispielsweise eingerichtet werden für
- Promotion-Zeiträume
- Wochenenden vs. wochentags
- Messezeiträume oder Grossveranstaltungen in Ihrer Region
- Tage mit sehr hoher oder niedriger Auslastung
- saisonale Preisunterschiede
Gehen Sie bei der Einrichtung wie folgt vor:
- Definieren Sie relevante Zeitrahmen im Bereich "Yield Management"
- Weisen Sie ihre Zeitrahmen einer Zeitrahmen-Gruppe zu
- Fügen Sie dem Preis, den Sie erhöhen oder reduzieren möchten, eine Preisanpassung hinzu
- Geben Sie ein, wie der Preis in den Zeiträumen der Gruppe angepasst werden soll
Wiederholen Sie gegebenenfalls Punkt 1. bis 4. für weitere Zeitrahmengruppen und andere Preisanpassungen.
Unser Tipp
Geben Sie Ihren Preisen Namen! Sie haben die Möglichkeit, jedem Preis optional einen Namen hinzuzufügen. Dieser Name erscheint dann zusätzlich in der Überschrift des Preises.
Die Benennung von Preisen ist insbesondere dann ratsam, wenn eine Option (oder ein Upgrade) mehrere Preisbestandteile hat. Sollten Sie gemischte Preise einrichten (z.B. "Preis pro Gast" plus "Preis pro Einheit") oder mehrere Preise mit Regeln verwenden, sollten die einzelnen Preise benannt werden. Dies erleichtert die Übersicht und die spätere Datenaktualisierung.
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