Function Sheets & Ablaufpläne für Events erstellen - und mit allen Beteiligten teilen

Function Sheets, Zeitpläne und Ablaufpläne für Veranstaltungen können für jede Eventkonfiguration bequem erstellt werden. Als Grundlage dient die vorhandene Auswahl an Optionen und Upgrades. Diese wird ergänzt durch Erläuterungen und Detailinformationen, welche für die Durchführung des Events relevant sind.

Zur Bearbeitung der Function Sheets gelangt man über die Detailseite einer Eventkonfiguration:


Dynamische Erstellung von Function Sheets und Zeitplänen zur Durchführung von Events

Bestandteile der Function Sheets

Es stehen folgende Bestandteile zur Verwendung im Function Sheet zur Verfügung:

  1. Basisinformationen
    Kundenname, Veranstaltungsdaten und -zeiten
  2. Extra Event Infos
    Eventname, interne ID, Trainer / Referent und Ausschilderung
  3. Running Order
    automatisiert erstellter Ablauf der Veranstaltung
  4. Kontakte vor Ort
    relevante Ansprechpartner mit Kontaktdaten
  5. Anmerkungen
    durchführungsrelevante Informationen
  6. Details
    Detail-Informationen zu allen Elementen der Veranstaltung 
  7. Kundendaten
    Stammdaten der Kundin
  8. Zusammenarbeit im Team
    Teilen der Informationen & Abändern der Eventkonfiguration

Mit Ausnahme der Basisinformationen sind sämtliche Bestandteile optional. Das Function Sheet kann vollkommen auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Function Sheet Vorlage individuell anpassen

Die eigene Function Sheet Vorlage kann - analog zur Angebotsvorlage - komplett individuell angepasst werden:

  • Design der Function Sheet Vorlage
  • Länge & Inhalte des Function Sheet
  • Sortierung der Inhalte
  • Verwendung oder Unterdrückung von Detailinformationen
  • Design & Inhalt der Versand-eMails

Die Anpassung der Function Sheet Vorlage erfolgt im Bereich PDFs bearbeiten (Hauptnavigation).

Neben der eigenen, individualisierbaren Vorlage stehen für weitere Einsatzzwecke noch drei zusätzliche Function Sheet Vorlagen zur Verfügung:

  • Function Sheet (nur Running Order)
  • Function Sheet (detaillierte Version)
  • Function Sheet (detaillierte Version - ohne Preise)

Diese drei eingebauten Vorlagen können im Verwaltungstool nicht abgeändert werden.

Zusätzliche Details zum Event jederzeit erfassen

Alle Informationen, Ergänzungen und Änderungen werden jeweils auf die Folgeversion einer Konfiguration weitergetragen. Details können folglich in jeder Phase der Eventplanung im Function Sheet erfasst werden.

Den bereits enthaltenen Optionen und Upgrades können jederzeit individuelle Elemente hinzugefügt werden.

Beispiele für individuelle Elemente

Anwendungsbeispiel

Aufgabe

Eine Option "Tagungspauschale" enthält mehrere logische Bestandteile (Pausen, Lunch, Dinner etc.). Die konkreten Zeiten der Bestandteile sind für die Durchführung vor Ort wichtig und sollen im Zeitplan enthalten sein.

Lösung

Über das Menü Element zum Function Sheet hinzufügen werden neue Elemente erzeugt, mit Namen wie "Pause vormittags", "Lunch" oder "Dinner". Sobald für diese Elemente Zeiten erfasst sind, tauchen sie automatisch im Ablaufplan auf.


Anwendungsbeispiel

Aufgabe

Informationen, die nur für Aufbau, Abbau oder Durchführung eines Events relevant sind, sollen im Zeitplan auftauchen - beispielsweise "Aufbau", "Einlass" oder "Live-Auftritt".

Lösung

Es werden über Element zum Function Sheet hinzufügen neue Positionen hinzugefügt. Für diese Elemente können eine Start- oder Endzeit (oder beides) definiert werden. Die neu hinzugefügten Elemente erscheinen dann chronologisch im Ablaufplan.

Alle Elemente mit Zeiten tauchen automatisch in der Running Order auf. Elemente ohne Zeiten werden im chronologischen Zeitplan nicht angezeigt.


Eingebaute smarte Functionen

  • Änderungen und Aktualisierungen an der Konfiguration einer Veranstaltung werden automatisch in die Function Sheets übernommen
    - dies gilt auch für die Preise eines Events, wenn Optionen oder Teilnehmerzahlen verändert werden -
  • Unterlagen zum Briefing im Team oder zur Besprechung mit Kunden können per Knopfdruck geteilt werden
  • Zeitpläne (Running Orders) im Function Sheet werden automatisiert erstellt

Informationen im Team & mit Kunden teilen

Funktion Sheet & Ablaufplan teilen

Jedes Function Sheet kann bequem im Team und mit Kunden geteilt werden. Auf Knopfdruck erhalten so alle Beteiligten die Informationen, die zur weiteren Besprechung und Durchführung der Veranstaltung wichtig sind.


Personalisierte eMails

Für den Versand von Function Sheets stehen personalisierte und gestaltete eMails zur Verfügung. So können Function Sheets direkt aus dem Verwaltungstool an Kunden verschickt werden.


Konfiguration wieder aufrufen

Die Eventkonfiguration kann direkt aus dem Function Sheet PDF wieder aufgerufen werden. So können alle Beteiligten gewünschte Änderungen schnell vornehmen.

Running Order - Zeitplan - Ablaufplan

Sortierung & Gruppierung

Die Running Order wird automatisch chronologisch sortiert. Elemente mit einer früheren Startzeit erscheinen vor Elementen mit einer späteren Startzeit. Bei gleicher Startzeit sind die Optionen nach Bereichen sortiert - Veranstaltungsflächen erscheinen zuerst. Zudem bleiben Optionen und zugehörige Upgrades gruppiert.


Optionen oder Upgrades zur Running Order hinzufügen

Sämtliche Optionen, Upgrades oder manuell hinzugefügte Elemente erscheinen automatisch in der Running Order, sobald dem Element  eine Startzeit oder Endzeit hinzugefügt wurde. Einträge in der Running Order können entfernt werden, indem die entsprechenden Zeiten wieder gelöscht werden.


Vorschau Running Order

Über den Menüpunkt "Vorschau" kann der Zeitplan kann jederzeit überprüft werden, ohne ein PDF Function Sheet zu erstellen. Die Vorschau zeigt, ob alle gewünschten Elemente im Zeitplan korrekt vorhanden sind.