Automatisierung von Events - Digitalisierung in der MICE Branche

Wenn es um die Digitalisierung von Tagungen, Meetings und Events geht, tauchen oft die gleichen Fragen auf. Kann ein so individuelles "people business" denn tatsächlich automatisiert werden? Oder ist die Veranstaltungsbranche nicht viel zu speziell, und bleibt daher von der Digitalisierung verschont?
 

  1. Sind Events und Meetings nicht viel zu individuell, um automatisiert zu werden?
  2. Wie passen Kreativität und Digitalisierung der MICE Branche überhaupt zusammen?

Individuelle Stangenware

Meetings und Events sind wahnsinnig individuell. Jeder Kunde tickt anders. Jede Anfrage hat ihre Besonderheiten. Bedeutet dies jedoch, dass jede Veranstaltung aufwendig per Hand konzipiert, und dass jedes Mal das Rad neu erfunden werden muss? Oder anders herum: Wieso soll man Autos konfigurieren, aber keine Events?

Jedes Kundenbriefing muss mit einem passgenauem Angebot beantwortet werden. Die Wünsche des Eventplaners müssen detailliert berücksichtigt, individuelle Bedürfnisse umgesetzt werden.

Wieviele Event-Anfragen haben tatsächlich so spezielle Anforderungen, dass sie sich grundlegend von früheren Veranstaltungen unterscheiden?

So einzigartig jedes Meeting, jedes Kick-off Event oder jede Marketing-Tagung auch sein mag - alle sind aus Bausteinen folgender Bereiche zusammengesetzt:

  • Event-Location, Tagungsräume, Veranstaltungsflächen
  • Catering, Food & Beverage
  • Hotelzimmer, Übernachtungen und Transfers
  • programmliche Inhalte, Content oder Entertainment
  • technische Ausstattung, Dekoration und Infrastruktur
  • Services wie Teilnehmermanagement, Planungsleistungen oder Betreuung

Alle Event-Dienstleistungen und Gewerke können standardisiert, Bausteine können entwickelt werden.

Die Kombination von Standard-Modulen aus diesen Bereichen ergibt eine so grosse Anzahl von Varianten, dass 100% aller normalen Event-Anfragen passgenau zusammengestellt werden können - und somit konfigurierbar sind. Unabhängig davon, ob es sich um eine simple Tagung handelt oder eine aufwendige Produktpräsentation. Entscheidend sind die zugrunde liegenden, standardisierten Event-Bausteine.

Welche Meetings und Events verkaufen wir eigentlich?

Das A und O ist im ersten Schritt, das Angebotsportfolio zu sichten und sauber zu strukturieren. Im zweiten Schritt werden die Event-Module mit Inhalten, Preisen und Regeln versehen und im Tagungs- oder Event-Konfigurator zur Auswahl angeboten.

Auf Mausklick werden komplexe Preise kalkuliert, Angebote werden automatisiert in perfektem Design erstellt. Alle Ergebnisse sind individuell, die Standardisierung bleibt für den Kunden verborgen. Eine Win-win-Situation für den MICE Anbieter, wie auch den Anfrager einer Tagung oder eines Events.

Und wo bleibt die Kreativität?

Gute Meetings und Events sind viel Arbeit. Der Planungs- und Organisationsaufwand ist in der Regel gross - auch wenn man es dem Ergebnis vielleicht nicht einmal ansieht. Woher soll jetzt auch noch die Zeit kommen, um kreative Ideen zu entwickeln?

Wie kann ein Event kreativ sein, das von einer Maschine konfiguriert wurde?

Kreativität entsteht dann am besten, wenn Eventplaner Freiräume haben. Wenn sie nicht in eintönigen Planungsprozessen gefangen sind oder zeitaufwendige Angebote wie am Fliessband erstellen müssen.

Der Schlüssel liegt hier in der Automatisierung der Eventplanung: Ist ein Event bereits mit wenigen Mausklicken zusammengestellt und kalkuliert, so schafft dies viel freie Zeit. Zeit, die der Eventplaner in Konzepte und Details investieren kann. 

Als Faustregel gilt: Je kreativer die einzelnen Event-Module angelegt sind, um so kreativer ist das MICE Tool als Ganzes. So stehen Digitalisierung und Automatisierung in der MICE Branche nicht im Widerspruch zur Kreativität - sondern ergänzen sich vielmehr gegenseitig.